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Jardim Maily, Piúma/ESSuporte
Manter documentos fiscais, contábeis, financeiros e trabalhistas organizados é uma obrigação importante para empresas de todos os portes. Esses arquivos podem ser necessários para comprovar operações, pagamentos, escrituração e informações apresentadas ao Fisco.
O prazo de armazenamento varia conforme o tipo de documento e a legislação aplicável. Por isso, não existe um único período válido para todos os arquivos.
Como regra geral tributária, o Código Tributário Nacional (CTN) estabelece prazos de cinco anos para constituição e cobrança do crédito tributário. Porém, documentos diferentes podem estar sujeitos a regras específicas.
Entre os principais documentos que fazem parte da rotina empresarial estão:
Por isso, a empresa deve analisar o prazo correspondente a cada categoria antes de eliminar qualquer arquivo.
Um dos pontos que mais gerou dúvidas foi o Ajuste SINIEF nº 2/2025.
A norma estabeleceu 132 meses, ou 11 anos, como prazo mínimo para guarda e expurgo, pela Administração Tributária, dos XML de determinados Documentos Fiscais Eletrônicos, como NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e, BP-e, NF3-e, CT-e OS, GTV-e, DC-e e NFCom. A contagem começa na data de autorização do documento.
É importante destacar que esse prazo de 132 meses não criou, de forma geral, uma nova obrigação de 11 anos para os contribuintes. Em consulta tributária, a Secretaria da Fazenda de São Paulo esclareceu que o Ajuste SINIEF nº 2/2025 é direcionado às Administrações Tributárias e não alterou, para os contribuintes paulistas, o prazo de guarda previsto na legislação estadual.
A própria documentação oficial da NF-e orienta que emitentes e destinatários devem manter o arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária aplicável.
Empresas que trabalham com documentos fiscais eletrônicos devem manter seus respectivos arquivos digitais, especialmente os XML autorizados.
Além das notas fiscais, também fazem parte da documentação fiscal:
Manter esses arquivos organizados facilita o atendimento a fiscalizações e a recuperação de informações quando necessário.
A organização não deve ficar limitada aos documentos fiscais.
É recomendável manter também registros financeiros que comprovem movimentações da empresa, como:
Esses registros podem ser importantes para comprovar operações financeiras e auxiliar a empresa em processos contábeis, fiscais, administrativos ou judiciais.
Documentos relacionados à folha de pagamento e às relações de trabalho também possuem regras próprias de conservação.
Entre eles estão:
O prazo deve ser analisado conforme a legislação trabalhista aplicável e a situação específica de cada documento.
Uma boa política de armazenamento deve separar os documentos por tipo, período e finalidade, facilitando a localização dos arquivos.
Para documentos digitais, é importante utilizar armazenamento seguro e manter os arquivos disponíveis durante todo o período aplicável.
Um ERP ou sistema de gestão empresarial pode ajudar nesse processo ao centralizar documentos, informações financeiras, operações fiscais e registros contábeis.
Também é recomendável manter cópias de segurança e uma política de retenção que considere os diferentes prazos legais.
Eliminar um documento antes do prazo adequado pode dificultar a comprovação de uma operação ou o atendimento a uma fiscalização.
Por outro lado, guardar tudo sem uma política de organização também pode aumentar custos de armazenamento e dificultar a localização das informações.
O ideal é estabelecer uma política de gestão e armazenamento de documentos, considerando o tipo de arquivo, a legislação correspondente e possíveis processos administrativos ou judiciais.
O prazo para guardar documentos fiscais e financeiros varia conforme a natureza do arquivo e a legislação aplicável. A regra geral de cinco anos prevista no CTN não deve ser aplicada automaticamente a todos os documentos.
O Ajuste SINIEF nº 2/2025, por exemplo, estabeleceu 132 meses para guarda e expurgo de determinados XML no âmbito da Administração Tributária, mas isso não significa que todas as empresas passaram a ter uma obrigação geral de armazenar seus documentos por 11 anos.
Por isso, empresas e profissionais contábeis devem manter uma política organizada de armazenamento, acompanhar as normas atualizadas e verificar o prazo específico de cada documento antes de realizar qualquer descarte.
Este conteúdo tem finalidade informativa. Para definir os prazos de guarda aplicáveis à sua empresa, consulte um profissional contábil ou jurídico.
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